Asiakastarina: EURO2022-konferenssi

Asiakastarina: EURO22 - konferenssi

Suomen Operaatiotutkimusseura (FORS) isännöi 32. EURO-konferenssia heinäkuussa 2022. Konferenssiin ja oheisiin tapahtumiin osallistui neljän päivän aikana lähes 2000 delegaattia tiedeyhteisöistä eri puolilta maailmaa. Konferenssi oli suurin yksittäisen konferenssi Aalto-yliopiston kampuksella Espoon Otaniemessä ja sen järjesti ammattimainen tapahtumajärjestäjä Abbey Conference & Events.

MEB:n tehtävänä oli konsultoida, tuottaa ja toimittaa promootiotuotteet, tapahtumakyltit ja muut tapahtuman painatukset. Tapahtumaan tarvittiin monipuolinen tuotevalikoima pienissä ja suurissa määrissä. Prosessi alkoi Abbey Conference & Events -yrityksen edustajan yhteydenotosta ja heidän vaatimuksistaan kuultuaan kävi pian selväksi, että MEB oli oikea painokumppani.

“Olemme järjestäneet suuria tapahtumia eri puolilla Eurooppaa, mutta tämä oli ensimmäinen Suomessa. Meillä ei ollut paikallista painokumppania. Pääsyynä MEB:n valintaan olivat heidän positiivinen palveluasenne, sitoutuneisuus projektiin ja laaja tuotevalikoima. MEB oli ainoa kumppanini delegaattien materiaalien, painotuotteiden ja kaikkien sisäisten ja ulkoisten kylttien kanssa. Joukkotapahtuman järjestämiseen liittyy monia riskejä ja muuttujia ja etsimme aina kumppaneita, jotka ovat luotettavia, helppoja kommunikoida, joustavia ja itseohjautuvia. Anssi oli aina valmis auttamaan minua löytämään ratkaisun vaatimuksiini tai ongelmiini.”

-Ms Gráinne McQuaid, Senior Project Manager, Abbey Conference and Events

Promo- ja painotuotteet

Asiakas toimitti listan tapahtumaan tarvittavista tuotteista ja MEB tarjosi ratkaisuja jokaiseen tuotteeseen. Lopullinen tilaus sisälsi narureput, alumiiniset juomapullot, muistikirjat, kynät ja kaulanauhat. MEB auttoi valitsemaan oikeat tuotevaihtoehdot ja grafiikat.

Delegaatit saivat logotuotteiden ohella painetut ohjelmalehtiset ja taitetut aikataulukortit. MEB painoi nämä laadukkaasti ja nopealla aikataululla. Asiakkaalla oli painotuotteiden suhteen erityisiä vaatimuksia, sillä he olivat painaneet vastaavia tuotteita aiemmin. MEB kykeni vastaamaan aiempaa laatua ja painotuotteet keräsivät kehuja.

MEB suunnitteli myös jaettavien tuotteiden esivarastoinnin ja toimituksen hallitusti. Kaikki oli määrä toimittaa tiettynä päivänä tiettyyn huoneeseen. Tuotteet ja laatikot oli järjestetty järkevästi, mikä helpotti tapahtumahenkilökuntaa pakkaamaan niitä delegaattikasseihin.

Tapahtuman opasteet

Tapahtumapaikka oli suuri ja MEB järjesti erilaisia opasteratkaisuja eri käyttöpaikkoihin. Aulat ja käytävät varustettiin roll-up-bannereilla, tekstiiliseinillä, suurilla levytulosteilla, lattiatarroilla ja jonotusnauhoilla.

Pääauditorio oli somistettu erikoiskorkeilla kangasseinillä ja levytulosteilla, jotka peittivät pöydät ja puhujakorokkeen.

MEB suunnitteli luovia ratkaisuja ulkoilmakyltteihin kaduille ja tapahtumapaikan lähialueille. Kyltit suunniteltiin hyödyntämään alueen olemassa olevia rakenteita, jotta voitiin minimoida vapaasti seisovien telineiden määrän. Yksi suurista ulkomainostelineistä oli kadonnut toimituksen aikana ja MEB päätyi viikonloppuna lyhyellä varoitusajalla rakentamaan erikoisrakenteen 250x250 cm suurelle kyltille korvaamaan kadonneen telineen. Tämä kertoo MEB:n omistautumisesta toimittaa tarvittavat ratkaisut asiakkaillensa jopa tiukoissa tilanteissa.

"Oli todella ilo työskennellä MEB:n kanssa tässä tapahtumassa. Suuressa projektissa oli paljon liikkuvia osia, mutta MEB:n joustavuus ja sitoutuminen tarjota erinomaisia tuotteita ja palveluita meille ja asiakkaallemme arvostettiin suuresti. Toivon saavani työskennellä MEB:n kanssa tulevaisuudessa uudelleen."

-Ms Gráinne McQuaid, Senior Project Manager, Abbey Conference and Events